Para no tener problemas nunca con la gestión

El objetivo primordial de la gestión es ejecutar todas las tareas de manera precisa, con el fin de evitar contratiempos en la gestión de la formación programada. A continuación, te presento algunos aspectos esenciales que las empresas deben seguir para garantizar el cumplimiento de la normativa y no tener problemas nunca:

1. Registro en la plataforma telemática: las empresas deben registrarse en la aplicación telemática de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) para poder gestionar la formación bonificada. Dependiendo del tipo de gestión hay varios perfiles habilitados: bonificada, organizadora, grupo de empresas.
2. Registro de entidades organizadoras e impartidoras: cuando hay una entidad encargada de la organización de la formación, contrato de encomienda mediante, tanto dicha entidad externa organizadora como el centro impartidor deben haber formalizado previamente la inscripción sin especialidad, es decir, la declaración responsable, exigible sólo en este supuesto, que permite formar parte del registro de entidades del SEPE.
3. Planificación adecuada: las empresas deben planificar adecuadamente la formación que desean llevar a cabo, de acuerdo con sus necesidades, asegurándose de que esté alineada con la actividad de la propia empresa y con las competencias de los puestos de trabajo de sus trabajadores.
4. Comunicación a la RLT: es importante comunicar a la representación de los trabajadores las acciones formativas que se van a llevar a cabo, así como sus objetivos, contenidos, calendario, metodología, etc.
5. Cómo organizar la formación: las empresas pueden optar por organizar, notificar e impartir la formación con formadores internos o externos (autogestión) o contratar a entidades externas acreditadas para llevar a cabo la formación y la gestión.
6. Impartición de la formación: la formación debe llevarse a cabo según lo planificado y cumpliendo con los requisitos de calidad establecidos; es decir, hacer lo que se comunica, comunicar lo que se hace.
7. Gestión documental: las empresas deben mantener una adecuada gestión documental, conservando toda la documentación relacionada con las acciones formativas realizadas, como los registros de asistencia, los contenidos impartidos y los resultados obtenidos.
8. Presentación de la bonificación: una vez finalizada la formación, la empresa debe calcular y reflejar los importes de la bonificación a la que tiene derecho, a través de la aplicación telemática de FUNDAE y descontarlos de la cuota que ingresa mes a mes a TGSS.
9. Cumplimiento de plazos: es importante cumplir con los plazos establecidos por FUNDAE para la presentación de la bonificación y para responder ante cualquier otra documentación requerida.
10. Seguimiento y evaluación: las empresas deben realizar un seguimiento y evaluación de la formación realizada para verificar su eficacia y realizar las mejoras necesarias en futuras acciones formativas. En este punto del proceso tiene todo su sentido llevar a cabo evaluaciones de impacto. La evaluación es un proceso en espiral (sin fin), siempre en pos de la calidad que se sustancia en resultados que empujen a la empresa hacia el éxito.

Cumpliendo con estos pasos y manteniéndose al tanto de las actualizaciones normativas, las empresas pueden minimizar el riesgo de recibir sanciones por mala praxis en la gestión de la formación programada. Sin embargo, es recomendable que consulten con asesores especializados en este ámbito para garantizar el cumplimiento total de las regulaciones vigentes y los cambios que puedan surgir.

Pero si alguien me pregunta qué es lo más importante que debemos tener en cuenta para no tener ninguna sanción, he aquí lo más importante:

1. Conocimiento exhaustivo de la normativa: es fundamental que la empresa esté al tanto de todas las normativas y requisitos legales relacionados con la formación programada/bonificada de ámbito laboral de FUNDAE y los criterios de actuación de los organismos de control.
2. Gestión documental impecable: mantener una documentación completa, precisa y organizada de todos los grupos formativos realizados, incluyendo registros de asistencia, contenidos impartidos, resultados obtenidos, contratos de encomienda con entidades externas, currículos de formadores, entre otros documentos relevantes.
3. Cumplimiento de plazos: es esencial cumplir con los plazos establecidos para la presentación de la documentación requerida y el descuento de bonificaciones. Esto incluye respetar los plazos para comunicar la formación planificada, así como para practicar las bonificaciones.
4. Transparencia y veracidad en la información: proporcionar información veraz y transparente en todas las etapas del proceso, desde la planificación, registro, comunicaciones, ejecución y evaluación de la formación.
5. Formación adecuada del personal gestor: asegurar que el personal encargado de gestionar la formación dentro de la empresa esté debidamente capacitado y actualizado en cuanto a las normativas y procedimientos aplicables.
6. Colaboración con los organismos de control: mantener una actitud proactiva y colaborativa con los organismos de control, proporcionando la información solicitada de manera oportuna y en plazo, cooperando en caso de actuaciones de seguimiento y control (inspecciones).
7. Auditorías internas periódicas: realizar auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de los requisitos legales y detectar posibles áreas de mejora antes de que surjan problemas con los organismos de control externos. Contar con un aliado.
8. Asesoramiento especializado: en caso de dudas o situaciones complejas, buscar asesoramiento especializado de profesionales con experiencia en gestión de formación bonificada puede ser de gran ayuda para garantizar el cumplimiento normativo.

Al seguir estas medidas y mantener un enfoque proactivo en el cumplimiento de las regulaciones, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de enfrentar problemas con los organismos de control en relación con la gestión de la formación programada.