La formación programada es una herramienta magnífica y flexible para mejorar la competitividad de las empresas y demás organizaciones. Sin embargo, como bien sabemos, no basta con impartir formación de calidad: también hay que cumplir rigurosamente con la normativa vigente.
Uno de los momentos que más inquietud genera en las empresas y entidades organizadoras es la posibilidad de una inspección o actuación de seguimiento y control por parte del SEPE/FUNDAE. Pero no hay que esperar a que llegue una notificación para actuar. Una auditoría interna bien planteada es la mejor garantía para anticiparse a cualquier revisión externa. ¿Para qué esperar a correr riesgos si podemos resolver cualquier duda o disfunción?
¿Por qué realizar auditorías internas?
Realizar revisiones internas de la documentación y de los procedimientos no solo ayuda a detectar posibles incumplimientos antes de que se conviertan en un problema, sino que también refuerza la trazabilidad y la transparencia de la gestión de la formación.
Además, demuestra una actitud proactiva y responsable ante la Administración, lo que siempre es positivo en caso de inspección.
Aspectos clave que debe cubrir tu auditoría interna
- Documentación completa y ordenada
a) Estudio de necesidades formativas de las empresas
b) Contratos de encomienda (si corresponde).
c) Currículum vitae de formadores; acreditaciones y experiencia
d) Notificación a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT).
e) Comunicaciones de inicio de la formación en la aplicación de FUNDAE.
f) Controles de asistencia firmados por los participantes (conforme a la modalidad de impartición). Registro de accesos en aula virtual y en teleformación
g) Diplomas de aprovechamiento o certificados de participación.
h) Facturas y demás justificantes de pago.
i) Facturas de cobro a empresas participantes
j) Informes de empresas
k) Fin de grupo empresa por empresa
2. Cumplimiento de los plazos e incidencias
a) Revisión de comunicaciones y bonificaciones realizadas en tiempo y forma.
b) Fechas de inicio, finalización.
c) Control de incidencias y su resolución en plazo.
3. Costes justificados correctamente
a) Verificar que los costes directos, indirectos y de organización estén bien desglosados y registrados y se ajusten a lo permitido por la normativa.
b) Cumplimiento de la cofinanciación privada correspondiente, si procede.
4. Adecuación de la formación
a) Comprobar que los contenidos formativos se ajustan a las necesidades detectadas y están debidamente estructurados
b) Confirmar que los perfiles de los participantes coinciden con los comunicados y no hay ninguna anomalía por falta de adecuación.
5. Soporte documental de la calidad
a) valuaciones de satisfacción.
b) Seguimiento de la transferencia de aprendizaje.
c) Evaluaciones de impacto.
6. Conservación y custodia de la documentación
a) Recordemos que, según la normativa, la documentación justificativa debe conservarse durante 4 años.
b) FUNDAE ha indicado la forma correcta de contar correctamente ese plazo
Recomendaciones finales
- Periodicidad: realizar estas auditorías de manera periódica, no solo al cierre del año. Si gestionas múltiples acciones formativas, una revisión semestral o incluso trimestral puede ser muy recomendable.
- Involucrar a todo el equipo: no dejes la responsabilidad únicamente en manos de la administración. Formadores, personal de administración y soporte y responsables de formación deben estar al tanto de las exigencias legales.
- Consulta especializada: cuando haya dudas sobre interpretación normativa o criterios de FUNDAE, consulta con un experto antes de dar cualquier paso.
Conclusión
Una auditoría interna no es una carga administrativa más: es una herramienta de prevención que te permitirá gestionar la formación programada con total tranquilidad y te evitará sorpresas desagradables. Prepararte para una inspección del SEPE/FUNDAE es, en definitiva, prepararte para demostrar que tu empresa apuesta por la formación de calidad y cumple con sus compromisos legales.
Como siempre digo en mis mentorías: no se trata solo de hacer las cosas bien, sino de poder demostrar que se han hecho bien. Si necesitas nuestra ayuda, allí estaremos: nos desplazamos hasta tu empresa si hace falta.